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Text File  |  1991-05-06  |  8KB  |  182 lines
  1. *LEDGER Ledger Window
  2. >
  3.  
  4.                         Using the Ledger Window
  5.   
  6.   The  ledger  window  available in  MediSoft Advanced is  used  to view 
  7.   patient  accounts, apply payments to a patient account, change  trans-
  8.   actions  and delete transactions.  You may pop up the  patient  ledger 
  9.   window  by pressing [F7] after entering a patient chart  number.   The 
  10.   ledger window displays the patient's account activity in chronological 
  11.   order  beginning  with  the  first  current  billing  entry.   History 
  12.   transactions  may be accessed by pressing the up arrow to go  backward 
  13.   in  time; current transactions beyond those listed on the display  may 
  14.   be  accessed  by  pressing  the down arrow  to  go  forward  in  time.  
  15.   Charges,  payments and notes for the patient both current and  history 
  16.   are shown in the ledger window.
  17. .CO Using the Ledger Window
  18.   
  19.   The  balances  listed in the ledger window are  the  past-due  amounts 
  20.   shown  in operation 2, Patient Information.  Current payments are  not 
  21.   applied to the past-due amounts shown in the ledger window.
  22. .PA
  23.   
  24.                  Applying Payments in the Ledger Window
  25.   
  26.   The  ledger  window  assists  in  payment  application  by  adding  up 
  27.   transactions  to  verify  the total of the  payment  and  the  billing 
  28.   entries to which it applies.  To tell  MediSoft Advanced which entries 
  29.   you  wish  to  be added, you select the  transactions.   To  select  a 
  30.   transaction,  position the highlight bar on the transaction and  press 
  31.   [RETURN].  An asterisk (*) appears next to each selected entry and the 
  32.   total  of  selected entries appears on the bottom line of  the  ledger 
  33.   window box.  To deselect a transaction, position the highlight bar  on 
  34.   the  selected entry and press [RETURN].  The asterisk will  disappear, 
  35.   telling you that the entry is no longer selected.  
  36. .CO Applying Payments in the Ledger Window
  37.   
  38.   You may select entries in batch mode by date range or document number.  
  39.   To  select by date range, press [F6] and enter a range of  dates.   To 
  40.   select by document number, press [F8] and enter a document number.
  41.   
  42.   Selecting  an entry on the ledger screen has no affect other  than  to 
  43.   tell  the system which transactions to add together.  The system  does 
  44.   not  save your selections to the transaction file or track them  after 
  45.   the ledger window has been closed.
  46. .PA
  47. *CHANGE Change Mode 
  48. >ENTRY
  49.  
  50.               Changing Transactions in the Ledger Window
  51.   
  52.   You  may  change existing transactions in the ledger window  by  posi-
  53.   tioning the highlight bar on the entry you want to change and pressing 
  54.   [F9].   A  transaction change window will open on top  of  the  ledger 
  55.   window.   You  may  change every field in  the  transaction  with  the 
  56.   exception  of  the  chart number.  After you  have  made  the  desired 
  57.   changes, press [F3] to save the transaction.  When the transaction  is 
  58.   saved,  the change window will close and you will be returned  to  the 
  59.   ledger window.
  60.   
  61.   Only current transactions may be changed; history transactions may not 
  62.   be changed.
  63. .PA
  64. >DELETE
  65.  
  66.                Deleting a Transaction in the Ledger Window
  67.   
  68.   To delete a transaction displayed in the ledger window, highlight  the 
  69.   transaction  with  the highlight bar and press [RETURN].   The  trans-
  70.   action  will be displayed and you will be asked if you want to  delete 
  71.   the entry.  Press "Y" to delete the entry; press "N" to abandon  dele-
  72.   tion of this entry and return to the ledger window.
  73.   
  74.   Only current transactions may be deleted; history transactions may not 
  75.   be deleted.
  76. .PA  
  77.  
  78.                 Changing/Deleting Existing Transactions
  79.   
  80.   There  are  two  ways  to change or  delete  billing  transactions  in 
  81.   MediSoft  Advanced.    Changing  transactions in the ledger window was 
  82.   previously discussed.  The direct transaction change mode is discussed 
  83.   here.
  84. .CO Changing and Deleting Transactions
  85. >1
  86. >2
  87. >3
  88. >4
  89. >5
  90. >6
  91. >7
  92. >8
  93. >9
  94. >10
  95. >11
  96. >12
  97. >13
  98.  
  99.                        Direct Change/Delete Mode
  100.   
  101.   To  go  directly  to the change/delete mode, press  [F9]  on  a  blank 
  102.   billing  screen.  On this screen you are allowed to view,  change  and 
  103.   delete entries.  When this screen first appears, you are in view mode.  
  104.   To  view  the next transaction, press the up arrow key.  To  view  the 
  105.   previous  transaction press the down arrow key or [RETURN].   You  may 
  106.   also  view  a  specific entry number by entering the  number  of  that 
  107.   transaction in the "Entry Number" field. 
  108. .CO Changing and Deleting Transactions
  109.    
  110.   When  the transaction is displayed that you wish to change or  delete, 
  111.   press  [F9] to change the entry or [F10] to delete the  entry.   After 
  112.   the [F9] key is pressed, you are given the opportunity to change  each 
  113.   field in succession.  Press [F3] to save your changes, press [ESC]  to 
  114.   abandon them.  If you choose [F10] to delete the entry, you are  asked 
  115.   to confirm your choice. 
  116.    
  117.   To return to the transaction entry screen, press [ESC] or [F4]. 
  118. *NOTES Entering Patient Notes
  119. >
  120.   
  121.                   O P T I O N   I N F O R M A T I O N  
  122.  
  123.   The notes feature is accessed from this operation and may be used  for 
  124.   storing any type of information desired for a patient.  Some ideas for 
  125.   use  of  the notes function are for entering  prescriptions,  promised 
  126.   payment date, collection notes or diagnosis description.
  127. .PA
  128.   
  129.                    F I E L D   I N F O R M A T I O N
  130. >1  
  131.  
  132.   Note  Date:   enter the date for the note in MMDDYY  format  or  press 
  133.   [RETURN] for today's date.
  134. >2  
  135.  
  136.   Entered  By:  enter up to two digits for a provider number  which  has 
  137.   been set up in  MediSoft Advanced. To search for providers, press [F6] 
  138.   and  enter part of the provider name to find the  associated  provider 
  139.   number.
  140.   
  141.   We  suggest that if you are going to be using the notes  feature  that 
  142.   you  set  up each of the office staff as a provider  in  the  MediSoft 
  143.   Advanced  provider file.
  144. .PA
  145. >3  
  146.  
  147.   Note  Line  1:  enter up to 46 characters for the first  line  of  the 
  148.   note.
  149. >4  
  150.  
  151.   Note  Line  2:  enter up to 46 characters for the second line  of  the 
  152.   note.
  153.   
  154.   Press [F3] to save or [ESC] to abandon the note.  After you have saved 
  155.   a note, you may continue entering notes for this patient.  Press [ESC] 
  156.   to return to the transaction entry screen. 
  157. .PA
  158. >CHANGE
  159. >DELETE
  160.  
  161.                     Changing and Deleting Notes
  162.   
  163.   To change a note, press [F9] when the notes screen is displayed.   You 
  164.   may  scroll forward or backward through the patient's notes until  the 
  165.   note  that you want to change is displayed.  When the desired note  is 
  166.   displayed,  press [F9] to change the note.  If you wish to delete  the 
  167.   note,  press [F10].  You may only change or delete current notes,  not 
  168.   notes in the history file.
  169. *ECSDOC ECS Documentation Window 
  170.  
  171.        T H E   E C S   D O C U M E N T A T I O N   W I N D O W
  172.  
  173.   The ECS Documentation Window allows you to enter extra information
  174.   for procedures and diagnoses that might be required by the patient's
  175.   insurance carriers to process your electronic claim.  This infor-
  176.   mation may be accessed and changed from options 2 and 3-1.  The
  177.   text that you enter in this window will be included with any 
  178.   electronic claims that you send for this patient.  If you no longer
  179.   wish to have contents of the window included in your electronic
  180.   claims, you must blank out the lines of the window and resave it.
  181. *
  182.